Metodologías y modelos para auditar la información.

La auditoría es una herramienta diagnóstica que analiza el conocimiento tácito y explícito en las organizaciones y el funcionamiento de los sistemas concebidos para su gestión a fin de detectar carencias o duplicaciones que dificulten el desarrollo profesional, la innovación y el avance competitivo de la organización. En este sentido, se realiza un estudio reflexivo de nueve metodologías, siete modelos y un método para auditar el conocimiento en las organizaciones actuales. Se establecen comparaciones en la muestra objeto de estudio en relación con doce de los aspectos comunes que analizan estos procesos. Se seleccionan como las más representativos por la profundidad y nivel de detalle de sus etapas, por los instrumentos y técnicas utilizados para la recopilación de la información, la metodología de Burnett ; la de Cheung ; la de Pérez Soltero y el Modelo de auditoría exhaustiva del conocimiento de Ganasan y Dominic.

La información se ha convertido en una necesidad dadas las actuales circunstancias de diversidad de productos y servicios, la complejidad de las relaciones comerciales, la diversificación de los métodos y sistemas para acceder, localizar y recuperar aquella información oportuna y necesaria que garantice el buen desempeño a nivel personal y organizacional. Pero en ocasiones, en las organizaciones se observa un desconocimiento por parte de sus integrantes, sobre las potencialidades internas para satisfacer sus necesidades informativas.

Por otro lado, a veces los trabajadores no conocen los recursos de información que existen dentro de la organización y los que se encuentran en su entorno, con vistas a su captura, conservación y transferencia. No están identificadas aquellas áreas con carencias, duplicidades o excesos de información. No existe una visión de cómo ocurre la comunicación y el intercambio de información. Es difícil acceder a los repositorios de información, y no está concebida una política corporativa relacionada con el uso, el manejo y la transferencia de la información, acorde con los objetivos y metas organizacionales. Todos estos aspectos, alertan sobre la necesidad de acometer un proceso de auditoría de información.

Las investigaciones científicas sobre el tema de las auditorías de información comenzaron en los años 70, observándose una amplia gama de ellas en la literatura mundial que van desde la propuesta de varios enfoques, modelos y metodologías y su aplicación en diversos estudios de casos, extendiéndose hasta la actualidad. Entre los autores más citados en los estudios sobre estos temas están los ingleses Steven Buchanan y Forbes Gibb, quienes han aportado definiciones y una metodología ampliamente utilizada a nivel mundial, en diferentes contextos organizacionales (González-Guitián y Ponjuán-Dante, 2011).

La evaluación de los requerimientos del negocio, los recursos y procesos IT, son puntos bastante importantes para el buen funcionamiento de una compañía y para el aseguramiento de su supervivencia en el mercado

l presente articulo se intentan conseguir dos objetivos, por un lado, dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en el Real Decreto 56/2016, de 12 de febrero, sobre la obligación de realizar auditorías energéticas para alcanzar los objetivos fijados por la UE en cuanto a la mejora y promoción del ahorro energético de una organización, y , por otro, con base en las conclusiones e informes de las citadas auditorias, se propone la implementación de un sistema de monitorización del consumo energético que incluya un seguimiento por parte del responsable de la auditoría enfocado a la mejora continua y a la implantación de un Sistema de Gestión Energética e incluso la certificación ISO 27.001. Dado el elevado número de empresas españolas de servicios que entran en el ámbito de aplicación de la citada norma y, en consecuencia, han de ser auditadas energéticamente, procede racionalizar una sistemática de actuación. En ello es en lo que se centra este proyecto, en proponer un método de auditoría con el que se economicen tiempos y costes para su realización, y, al mismo tiempo, aprovechando la información que se genere y las características de este tipo de empresas, realizar un estudio sobre un posible sistema de monitorización.

Partiendo de los antecedentes y datos recopilados en auditorías similares anteriores y de la experiencia propia, la reducción de tiempos y costes se aborda generando flujos de proceso representativos de dos escenarios altamente probables que un auditor energético puede encontrar en la elaboración de auditorías energéticas de empresas de servicios, y también confeccionando una serie de plantillas en entorno Excel de gran ayuda al auditor.Asimismo, se sugiere una tabla de contenidos y se proponen composiciones para completar ciertos capítulos de la memoria final obligatoria, comunes en este tipo de empresas y, por tanto, válidas para todas ellas. La tabla de contenidos expuesta sigue la norma UNE EN 16247-2:2014 Auditorías energéticas.

1.1 OBJETIVO

El articulo que se presenta tiene como objetivo realizar un análisis reflexivo sobre trece metodologías y modelos para llevar a cabo el proceso de auditoría de información en las organizaciones contemporáneas reportadas en la literatura mundial entre 1980-2011.

1.2 MÉTODOS

Los métodos utilizados en el estudio que se presenta fueron: el Análisis-síntesis para conformar la base teórica y metodológica. El Histórico-lógico para analizar el desarrollo lógico e histórico de los principales postulados sobre la auditoría de información sus metodologías y métodos. El Sistémico-estructural para abordar las relaciones entre los aspectos que abordan las diversas metodologías y modelos, a fin de establecer puntos de contacto y diferencias, con un enfoque integral. El análisis documental para a partir de la revisión de la literatura especializada sobre el tema, localizar los referentes teóricos y conceptuales en las diversas fuentes de información disponibles que sustentan el basamento teórico y conceptual del estudio que se presenta según.

a) El acceso a los datos y la información en función de las necesidades de
cada proceso o tarea.
b) El comportamiento de los flujos.
c) La gestión de los RI clave para la organización.
d) La valoración y el costo que se le atribuye a la información.

MÉTODOS DE ANÁLISIS UTILIZADOS EN LAS AUDITORÍAS
DE INFORMACIÓN

Análisis de las necesidades de información. Proceso mediante el cual se le pregunta a los usuarios qué recursos de información necesitan para llevar a cabo sus labores... cómo estos son actualmente utilizados... y si se relacionan con los objetivos relevantes de la organización (Henczel, 2000).

Análisis del inventario de recursos de información. Los recursos de información, son todas las herramientas, equipos, suministros, facilidades físicas, personas y otros recursos utilizados por una organización, así como el capital, lainversión y los gastos involucrados en proveer los mencionados recursos deapoyo. (Ponjuán-Dante, 1998). Están formados por datos, conocimiento,información en bruto, flujos de información, documentos, informacióndocumental e información evaluada, producidos, reunidos o adquiridos por la organización, así como las tecnologías y las personas que participan en su elaboración, gestión, almacenamiento, análisis y difusión (Davenport y Prusak, 2000). Inventariar los recursos de información incluye localizar y describir sus características y estructura; analizar su disponibilidad, dinámica y uso; y evaluar su empleo y valorar su capacidad para generar conocimiento.

Análisis del flujo de información. Los flujos de información, brindan una perspectiva interna de la información generada en la organización, quiénes la producen, quiénes la usan, y cómo lo hacen. Pueden revelar fallas en la provisión de información y pérdidas de vínculos en la cadena de información (Orna, 1990). Expresan la representación gráfica de los diferentes procesos por los que transita la información en una organización, proporcionando una mejor comprensión de las interrelaciones entre sus sistemas y subsistemas. Este análisis permite examinar del ciclo de vida de la información según los procesos; conocer qué información se intercambia; determinar hacia dónde se envía, o se recibe dentro de la organización; y detectar quién la modifica, cómo y cuándo.

 Análisis del mapa de información. Los mapas de información, son herramientas de representación visual que describen los recursos de acuerdo con las funciones de negocio que apoyan y determinan el papel de éstos en la organización. Según las características de la información, su registro, ubicación y tratamiento, pueden ser documentales, de registros o datos, de documentos electrónicos, de conocimiento, y de información externa (García-Morales, 2000). Este tipo de análisis pone de manifiesto la relación entre los recursos, los procesos y las áreas claves que necesitan o carecen de información y aquellas con información redundante. Sirve además de base, para la planificación estratégica de la información. 

Análisis mediante encuestas y entrevistas. Se utilizan los cuestionarios ylas entrevistas y se observa el uso de preguntas cerradas, para indagar en determinados aspectos.

METODOLOGÍAS Y MODELOS INFORMACIÓN. CLASIFICACIÓN

En la literatura revisada aparecen varios autores que proponen metodologías y modelos. Otros, analizan desde una posición crítica los diferentes modelos y metodologías y otros las aplican en estudios de casos en empresas bancarias, médicas, consultoras, bibliotecas, archivos, centros de información, museos, organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, organizaciones del sector público, universidades y centros de investigación.
En relación con las clasificaciones o tipologías de auditoría de información, estas han sido abordadas por varios autores entre ellos sobresalen Botha & Boon (2003) quienes establecen cinco clasificaciones de las metodologías para las auditorías de información, estas son: costo-beneficio, enfoque geográfico, de información gerencial, operacionales asesoras, y auditorías híbridas.
También Buchanan & Gibb (2007) a partir de la taxonomía dada por Earl (2001) y adaptada por Gibb, Buchanan & Shah (2006), proponen una clasificación de auditoría de información atendiendo a la perspectiva o enfoque hacia el cual están focalizadas (hacia la estrategia, hacia los procesos y hacia los recursos).

Tomando en consideración las clasificaciones antes expuestas, a continuación se presentan algunos de los enfoques metodológicos más comúnmente empleados para llevar a cabo este proceso y su clasificación (tabla 3). Se propone además una opción adicional de clasificación dado que en ocasiones se puede apreciar que un autor focaliza su metodología en más de un enfoque, por ello que se incluye el enfoque híbrido (EH) (combina más de un enfoque).

Metodologías y Modelos de auditoría de información Metodología Inf. Gerencial de Reynolds (1980) Metodologías de (Riley 1975 y Alderson 1993) Metodología de Gruber (1983) Metodología de Enfoque Geográfico Gillman (1985) Metodología InfoMap de Burk y Horton (1988) Metodología de Barker (1990)Modelo de Stanat (1992)Metodología de Buchanan & Gibb (1998)Metodología de Orna (1999)Metodología de Henczel (2001)Metodología de Soy i Aumatell (2003)Modelo de Villardefrancos-Álvarez (2005) Procedimiento de González-Guitián (2011)

Luego de ser enmarcadas en las diferentes clasificaciones o enfoques de la auditoría de información, se realiza un análisis reflexivo de 13 metodologías revisadas en esta investigación, clasificadas según el enfoque hacia el cual están focalizadas.

METODOLOGÍAS DE AUDITORÍA ENFOCADAS HACIA LOS PROCESOS DE INFORMACIÓN